Adatfeldolgozási feltételek

Hatályos: a Portálon történő közzététel napjától · Verzió: 1.0

1. A feltételek helye a szerződésben

Ezek a feltételek az Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) 3.3. és 13.2. pontjában hivatkozott adatfeldolgozási megállapodás, a GDPR 28. cikke szerint. Az ÁSZF részei: az ÁSZF elfogadásával az Ügyfél ezeket is elfogadja, külön aláírásra nincs szükség. A GDPR 28. cikk (9) bekezdése szerint az írásbeli forma elektronikus is lehet.

Adatkezelő: az Ügyfél, aki az Almanach szolgáltatást előfizeti, illetve az Almanach-alkalmazást UNAS-webáruházához telepíti.
Adatfeldolgozó: WeloTech Szolgáltató Kft. (1037 Budapest, Toronya utca 20/A., Cg. 01-09-963167; a továbbiakban: Szolgáltató).

A Szolgáltató saját adatkezeléséről – regisztráció, fiók, előfizetés, számlázás – az Adatkezelési tájékoztató szól.

2. Tárgy és cél

A Szolgáltató az Ügyfél utasítása szerint, kizárólag a szolgáltatás nyújtásához kezeli az Ügyfél által hozzáférhetővé tett személyes adatokat:

az UNAS-webáruházból lekérdezett megrendelési és vásárlói adatok elemzése, összesítése és megjelenítése;
az Ügyfél által feltöltött dokumentumok tárolása és kereshetővé tétele;
az AI-asszisztens válaszainak előállítása az Ügyfél felhasználóinak kérdései alapján.

Az utasítás a szolgáltatás beállítása és használata: a bekötött webáruház, a feltöltött dokumentumok és a feltett kérdések. Ha a Szolgáltató egy utasítást jogszabályba ütközőnek tart, erről haladéktalanul tájékoztatja az Ügyfelet.

Elemző. Ha az Ügyfél UNAS-webáruházat köt be, a Szolgáltató a webáruház megrendeléseinek adatait – az első betöltést megelőző 365 napra visszamenőleg, majd folyamatosan frissítve – a Szolgáltató elkülönített elemző-adatbázisába másolja, hogy azokat az AI-asszisztens elemezhesse. Az elemző-adatbázisba a vásárlók neve, telefonszáma, utcacíme és adószáma nem kerül át; a vásárló és a megrendelés azonosítója, valamint a vásárló e-mail-címe webáruházanként álnevesítve (pszeudonimizálva) kerül át, a címből csak a megye és a település. Az elemző a próbaidőszak alatt, valamint Premium és VIP előfizetésnél a bekötéskor alapértelmezetten be van kapcsolva; Standard előfizetésnél alapértelmezetten ki van kapcsolva. Az Ügyfél az elemzőt a Live felület „Hozzáférések” oldalán webáruházanként bármikor kikapcsolhatja; kikapcsoláskor a Szolgáltató az elemző-adatbázisba másolt adatokat törli, és az AI-asszisztens az elemzőhöz nem fér hozzá. A kikapcsolt elemző legkorábban a kikapcsolást követő napon kapcsolható vissza.

3. Az érintettek és az adatok köre

Érintettek: az Ügyfél webáruházának vásárlói; az Ügyfél munkatársai, akik a szolgáltatást használják; a feltöltött dokumentumokban szereplő személyek.
Adatok: a vásárlók azonosító és kapcsolati adatai (például név, település), a megrendelések adatai (azonosító, tételek, összegek, állapot, időpontok); a feltett kérdések, a válaszok és a feltöltött dokumentumok tartalma.

A szolgáltatás különleges adatok (GDPR 9. cikk) kezelésére nem szolgál; kérjük, ilyen adatot ne töltsön fel.

4. Időtartam

Az ÁSZF szerinti szerződés fennállása, majd a 9. pont szerinti törlésig.

5. Titoktartás és biztonság

Az adatokhoz a Szolgáltató részéről csak azok férnek hozzá, akiknek ez a feladatukhoz szükséges, titoktartási kötelezettség mellett.

A Szolgáltató a kockázathoz igazodó technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz (GDPR 32. cikk), különösen:

az ügyfelek adatainak ügyfélszervezetenkénti elkülönítése;
titkosított adatátvitel;
naponta készülő, titkosított biztonsági mentés, legfeljebb 15 napos megőrzéssel;
hozzáférés-szabályozás és a hozzáférések naplózása, az Adatkezelési tájékoztató 3.9. pontja szerinti megőrzéssel.

6. Al-adatfeldolgozók

Az Ügyfél általános felhatalmazást ad a Szolgáltatónak további adatfeldolgozók (al-adatfeldolgozók) igénybevételére. A mindenkori lista nyilvános: Szolgáltatóink.

A Szolgáltató az al-adatfeldolgozók közzétett, szabványos szerződési és adatfeldolgozási feltételeit fogadja el; ezek az ezekben a feltételekben foglaltakkal azonos jellegű kötelezettségeket rónak rájuk.

Új al-adatfeldolgozó bevonásáról vagy cseréjéről a Szolgáltató a változás előtt legalább 15 nappal e-mailben értesíti az Ügyfél kapcsolattartóját. Az Ügyfél megalapozott adatvédelmi okból kifogást emelhet; ha a felek nem egyeznek meg, az Ügyfél a változás hatálybalépéséig díjmentesen felmondhat.

7. AI-szolgáltatók és nemzetközi adattovábbítás

Az AI-válaszok előállításához a kérdés és a hozzá szükséges adatok (például bolt-adat, dokumentum-részlet) a Szolgáltatóink oldalon megnevezett AI-szolgáltatóhoz kerülnek. Ez az Egyesült Államokba történő adattovábbítással is jár. A továbbítás garanciája az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (DPF) a tanúsított címzettnél, egyébként az Európai Bizottság általános szerződési feltételei (2021/914).

A Szolgáltató a fiókjában megtiltja, hogy a szolgáltatók az adatokon modellt tanítsanak, és a nyelvi modelleknek szóló kéréseket nem engedi olyan szolgáltatóhoz, amely az adatokat ilyen célra megőrzi. A szolgáltatók a kéréseket a saját feltételeik szerint, korlátozott ideig, működési és visszaélés-megelőzési célból tárolhatják; nulla adatmegőrzést a Szolgáltató nem vállal.

8. Az érintetti kérelmek és az incidensek

A Szolgáltató segíti az Ügyfelet az érintetti kérelmek teljesítésében. Ha egy kérelem közvetlenül hozzá érkezik, azt az Ügyfélhez továbbítja.

Adatvédelmi incidensről a Szolgáltató az Ügyfelet indokolatlan késedelem nélkül értesíti, a GDPR 33. cikk (3) bekezdése szerinti, akkor rendelkezésre álló tartalommal.

9. Törlés

A felhasználó által törölt AI-beszélgetés – a feldolgozás során keletkezett munkanaplóval együtt – legkésőbb 90 napon belül véglegesen törlődik.
A szerződés megszűnésekor a Szolgáltató az Ügyfél adatait az Adatkezelési tájékoztató 3.12. pontja szerint törli; az ott megnevezett kivételekről ugyanott tájékoztat. A jogszabály alapján megőrzendő adatok (például számviteli bizonylatok) kivételek.
A próbaidőszak előfizetés nélküli vége után: ha a próbaidőszak előfizetés nélkül ér véget, a Szolgáltató az elemző-adatbázisba másolt adatokat a próbaidőszak végét követő 30 nap elteltével törli.
A mentésekből az adatok azok lejártáig, legfeljebb 15 napon belül törlődnek.

10. Ellenőrzés

A Szolgáltató az Ügyfél kérésére rendelkezésre bocsátja a megfelelés igazolásához szükséges információkat. Helyszíni ellenőrzésre előzetes egyeztetéssel, évente legfeljebb egyszer, az Ügyfél költségére van lehetőség.

11. Kapcsolat és módosítás

Kérdés esetén forduljon hozzánk az info@almanach.systems címen.

Ezek a feltételek az ÁSZF részeként, az ÁSZF módosítására vonatkozó szabályok szerint módosulnak. Az al-adatfeldolgozói lista változására a 6. pont vonatkozik.